一般數據采集器/盤點機應具有數據采集、數據傳送、數據刪除和系統管理等等功能：

1、數據刪除
數據采集器中的數據在完成了向計算機系統的傳送后,需要將數據刪除,否則會導致再次數據讀入的迭加,造成數據錯誤。有些情況下,數據可能會向計算機傳送多次,待數據確認無效后,方可實行刪除。

2、數據采集
是將商品的條碼通過掃描裝置讀入,對商品的數量直接進行確認或通過鍵盤錄入的過程,在數據采集器的存儲器中以文本數據格式存儲,格式為條碼（barcode）、數量（Number)、規格（Model）.....等定制的格式。

3.、系統管理
系統管理功能有檢查磁盤空間和系統日期時間的調較。

4、數據傳送
數據傳送功能有數據的下載和上傳。
數據下載是將需要數據采集器進行確認的商品信息從計算機中傳送到數據采集器中,通過數據采集器與計算機之間的通訊接口,在計算機管理系統的相應功能中運行設備廠商所提供的數據傳送程序,傳送內容可以包括：商品條碼、名稱和數量.數據的下載可以方便地在數據采集時,顯示當前讀入條碼的商品名稱和需確認的數量。
數據上傳是將采集到的商品數據通過通訊接口,將數據傳送到計算機中去,再通過計算機系統的處理,將數據轉換到相應的數據庫中。

采用數據采集器采集過程中需考慮的一些細節

1、重復商品
在數據采集的過程中,可能會遇到同一種商品重復讀入的情況,有可能是已經讀入商品的錯誤重復再讀入,還有可能是同一種商品,由于不在同一個位置所導致的重復商品但不重復數量的情況,這就需要在讀入一個商品的時候,顯示原數量,如果之前沒有讀入過,則為零,商品的數量是該商品的原數量與當前輸入數量之和。

2、單據號
在商品的流轉過程中,通常是以單號來區分不同類型和不同批次的數據,在有數據下載的情況下,數據采集器有可能會同時存儲若干張單據的商品數據,這就有必要通過單據號來加以區分。

3、數據下載
數據下載為數據的采集提供了方便,但在有些情況下,反而會帶來一些麻煩。比如,數據下載需要時間,遇到未事先登錄的條碼,調整起來比較麻煩.一般常常采用先將數據采集后,在計算機系統中進行處理的方式。

4、與計算機系統功能銜接
數據采集器的菜單,可以將所要完成的系統功能加入,如：商品人庫、商品出庫、商品補貨和商品盤點等。這樣在數據采集時,操作狀態明了,但界面增多,而數據采集的數據內容和過程完全是一致的,一般不采用這種做法。數據采集的商品數據用途是在計算機系統不同功能的數據上傳中加以確定的,有時同一批 數據,既作為入庫數據又作為出庫數據,給操作帶來了方便,減少了數據的再次讀入。